หน่วยที่ 8

การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศนำเสนอผลงาน

1.1 วัตถุประสงค์ของการนำเสนองานคือ การนำเสนองาน (Presentation) เป็นทักษะที่มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานทุกๆระดับในองค์กร เช่น พนักงานขายในบริษัทบางแห่ง ต้องใช้ทักษะการนำเสนองานอยู่เสมอในระหว่างขั้นตอนการขาย ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนองานเพื่อแนะนำองค์กร เพื่อนำเสนอคุณลักษณะและคุณประโยชน์ของสินค้าและบริการ รวมไปถึงการสาธิตวิธีการใช้งาน นอกจากนั้น การนำเสนองานยังนำมาใช้ภายในองค์กร เพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร หรือ ขอความร่วมมือในโครงการต่างๆ
การนำเสนองานที่ประสบความสำเร็จนั้น 
เกิดขึ้นจากองค์ประกอบ 3 ประการด้วยกัน 

 1) การกำหนดวัตถุประสงค์และวิเคราะห์ผู้ฟัง
 2) การวางโครงสร้างเนื้อหาการนำเสนอ 
 3) วิธีการนำเสนอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของการวิเคราะห์ผู้ฟัง ซึ่งหมายถึง การวิเคราะห์ความต้องการ ความสนใจ หรือความกังวลใจของผู้ฟัง รวมถึงความเข้าใจในสไตล์ ความชอบของผู้ฟัง เพื่อให้สามารถออกแบบโครงสร้างและเนื้อหาการนำเสนอที่มีความเหมาะสม สอดคล้องและโดนใจผู้ฟัง 
     จากคำกล่าวที่ว่า ‘รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง’ เมื่อรู้ว่าผู้ฟังเป็นใคร มีบทบาทอย่างไร ใครเป็นผู้ฟังคนสำคัญ (Key Persons) รู้ความต้องการของผู้ฟังคนสำคัญ หรือที่เรียกว่า ‘รู้เขา’ ส่วน ‘รู้เรา’ หมายถึง ผู้นำเสนอต้องกำหนดวัตถุประสงค์การนำเสนอที่ชัดเจนว่า ผลลัพธ์สุดท้ายที่ต้องการจากการนำเสนอคืออะไร ผู้ฟังต้องทำอะไร ภายหลังเสร็จสิ้นการนำเสนอ 
     วัตถุประสงค์การนำเสนอ เปรียบเสมือนเข็มทิศนำทางให้แก่ผู้นำเสนอในการวางแผนและพัฒนาเนื้อหาการนำเสนอ รวมไปถึงรูปแบบหรือลีลาการนำเสนอ วัตถุประสงค์ในการนำเสนออาจเป็น เพื่อสร้างความมั่นใจ หรือโน้มน้าวชักจูงให้ผู้ฟังเชื่อและกระทำการบางสิ่งบางอย่าง  หรือเพื่อแจ้งให้ผู้ฟังทราบเพื่อให้เกิดความเข้าใจและให้ความร่วมมือ
      เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์และทราบความต้องการของผู้ฟังแล้ว ผู้นำเสนอก็สามารถวางโครงสร้างเนื้อหาการนำเสนอที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความต้องการของผู้ฟัง ซึ่งเนื้อหาการนำเสนอต้องมีความน่าเชื่อถือ โน้มน้าวและจูงใจผู้ฟัง รวมถึงมีความเป็นเหตุเป็นผล เพื่อให้ผู้ฟังติดตามได้ง่าย ไม่สับสน นอกจากนั้น ผู้นำเสนอยังต้องสามารถเปิดการนำเสนอที่ทรงพลัง ดึงดูดความสนใจของผู้ฟัง สร้างบรรยากาศที่เป็นมิตร และแนะนำตนเองในลักษณะที่ทำให้ผู้ฟังเชื่อถือ กำหนดโทนการนำเสนอให้ชัดเจนว่าจะให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอมากน้อยเพียงใด  ในส่วนของการปิดการนำเสนอ เป็นส่วนสุดท้ายของการนำเสนอที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากเป็นการตอกย้ำให้ผู้ฟังเห็นถึงคุณประโยชน์ของสินค้าหรือบริการ หรือตอกย้ำประเด็นสำคัญที่ตรงกับความต้องการของผู้ฟัง โดยผู้นำเสนอต้องไม่ลืมที่จะขอข้อผูกมัดจากผู้ฟังเกี่ยวกับการดำเนินการในขั้นตอนต่อไป อย่างไรก็ตาม แม้ว่าผู้นำเสนอจะวิเคราะห์ วางแผน และวางโครงสร้างเนื้อหาการนำเสนอไว้อย่างดีเพียงใด หากผู้นำเสนอไม่มีวิธีการหรือลีลาการนำเสนอที่โน้มน้าว หรือสร้างความมั่นใจให้แก่ผู้ฟัง การนำเสนอนั้นก็อาจประสบความล้มเหลวได้ ผู้นำเสนอจึงต้องสามารถใช้สายตา ภาษากาย กิริยาท่าทาง น้ำเสียง ภาษา ที่สอดคล้องกับเนื้อหาการนำเสนอ สร้างความเชื่อมั่น ดึงดูดและโน้มน้าวผู้ฟัง รวมถึงสามารถโต้ตอบกับผู้ฟังได้อย่างเหมาะสมและน่าเชื่อถือ
     สรุปแล้ว การนำเสนอที่ประสบความสำเร็จ หมายถึงการนำเสนอที่เน้นผู้ฟังเป็นศูนย์กลาง ไม่ใช่ ตัวผู้นำเสนอเป็นศูนย์กลาง ผู้นำเสนอควรใช้เวลาในการวิเคราะห์ผู้ฟัง เพื่อให้สามารถปรับเนื้อหาและรูปแบบการนำเสนอให้สอดคล้องและมีประสิทธิผลสูงสุด การวางแผนจึงป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดในการนำเสนอ เพราะการวางแผนที่ดี และความแม่นยำในเนื้อหาการนำเสนอ จะช่วยสร้างความมั่นใจ และทำให้ลีลาการนำเสนอเป็นไปอย่างเป็นธรรมชาติ จริงใจ และสร้างความมั่นใจแก่ผู้ฟังได้ในที่สุด

การนำสนอผลงานโดยที่ใช้สื่อโสตทัศนศึกษานั้น  มีเหตุผลเบื้องลึกคือ หลักจิตวิทยาการเรียนรู้ ซึ่งได้มีการค้นพบจากนักวิจัยว่า การรับรู้ข้อมูลผ่านทางประสาทสัมผัสสองอย่างคือ ทั้งตาและหูพร้อมกันนั้นทำให้เกิดการรับรู้ที่ดีกว่า รมทั้งเกิดความสามาถในการจดจำได้มากกว่าการรับรู้โดยผ่านตาหรือหูอย่างใดอย่างหนึ่งเพียงอย่างเดียว จึงได้มีการพัฒนาสื่อโสตทัศนศึกษารูปแบบต่างๆ ขึ้นมาใช้

1.2 หลักการขั้นพื้นฐานของการนำเสนอผลงานมีจุดเน้นสำคัญคือ

•  การดึงดูดความสนใจ  โดยการออกแบบสิ่งที่ปรากฎต่อสายตานั่นชวนมอง และมีความสบายตาสบายใจเมื่อมอง ดังนั้นการเลือกองค์ประกอบต่างๆ เช่นสีพื้น แบบ สีและ ขนาดของอักษร
• ความชัดเจนและความกระชับของเนื้อหา  ส่วนที่เป็นข้อความสั้นแต่ได้ใจความชัดเจน ส่วนที่เป็นภาพประกอบต้องมีส่วนสัมผัสอย่างสร้างสรรค์กัขข้อความที่ชัดเจนสื่อควมหมาย

1.3 ความต่างของการบรรยายสดเเละการพากย์

• การบรรยายสด เหมาะสำหรับประชุมหรือสัมมนาที่ต้องการให้ผู้ชมมีส่วนร่วมเพราะผู้บรรยายในกรณีนี้เป็นผู้ที่รู้เรื่งราวเกี่ยวกับเนื้อหาเป็นอย่างดี รู้ว่าควรจะเน้นตรงจุดใดและปฏิกริยาจากผู้ชมสามารถติดตามทำความเข้าใจ
•  การพากย์   เหมาะสำหรับเนื้อหาที่ถ่ายทอดได้โดยไม่ต้องอาศัยการมีส่วนร่วม สามารถเลือใช้ดนตรี หรือเสียงประกอบ

1.4 เครื่องมอที่ใช้ในการนำเสนอผลงานที่ใช้ในปัจจุบัน คือ

• ของงานที่จะนำเสนอ มีทั้งชนิดที่ ใช้กระแสไฟฟ้าและไม่ใช้กระแสไฟฟ้า
  เครื่องพิมพ์ ใช้ในการพิมพ์ข้อความ คำอธิบาย เนื้อหาสาระ

 

• เครื่องเสียงและเครื่องขยายเสียง ใช้ในการบันทึกเสียงหรือ

• เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ ใช้เป็นเครื่องมือในการนำเสนอข้อมูลขึ้นจอภาพขนาดใหญ่ ทำให้ผู้รับสามารถมองเห็นภาพ หรือข้อความชัดเจนยิ่งขึ้น ซึ่งจะต้อใช้ควบคู่กันกับแผ่น(แผ่นพลาสติกใสที่ใช้สำหรับเขียน พิมพ์ ข้อความและหรือพิมพ์ รูปภาพลงไป)

     คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์นำเสนอ คอมพิวเตอร์จัดเป็นเครื่องมือทางเทคโนโลยีสมัยใหม่ ซึ่งสามารถนำมาใช้นำเสนอแทนเครื่องมือดังกล่าวข้างต้นได้เป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพสูง สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ต่างๆในหลายรูปแบบ คอมพิวเตอร์ จึงสามารถนำเสนอข้อมูลได้ทุกรูปแบบอย่างมีประสิทธิภาพ โดยการใช้ซอฟต์แวร์ในการประมวลผล แล้วนำเสนอผ่านอุปกรณ์แสดงผลและอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆโดยทั่วไปอุปกรณ์แสดงผลของคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการนำเสนอและพบเห็นกันอยู่ คือ

       4.1 เครื่องพิมพ์ที่ใช้กับคอมพิวเตอร์ มีทั้งพิมพ์สีต่างๆ ได้พิมพ์เฉพาะขาวดำ สามารถพิมพ์ข้อความและรูปภาพได้ โดยผ่านทางโปรแกรมคอมพิวเตอร์

      4.2 จอภาพ เป็นอุปกรณ์ที่มีคู่มากับเครื่องคอมพิวเตอร์ รูปร่างลักษณะและการทำงานคล้ายกับเครื่องรับโทรทัศน์เราสามารถเห็นงาน หรือข้อมูลรูปภาพได้จากหน้าจอ ปัจจุบันได้มีการพัฒนาหลากหลายรูปแบบ

1.5 รูปแบบที่ใช้ในการนำเสนอผลงานที่ใช้ในปุจจุบันมี 2 รูปแบบดังนี้

       1.5.1 การนำเสนอแบบ Slide Presentation

• โดยใชโปรแกรม Powerpoint  เป็นโปรแกรมนำเสนอผลงานในชุด Microsoft Office เป็นโปรแกรมที่ใช้ง่ายมากมีแม่แบบให้เลือกหลายแบบ องค์ประกอบหลักของแต่ละหน้าของการนำเสนอคือ หัวข้อ

1.5.2 โดยใช้โปรแกรม ProShow Gold

ProShow Gold 2.0 เป็นซอฟต์แวร์สำหรับสร้างแผ่น VCD จากรูปภาพต่าง ๆ ที่ทำงานได้รวดเร็ว หลายคนคงจะมีไฟล์รูปภาพต่าง ๆ เก็บสะสมไว้ และเมื่อต้องการที่จะนำเอาภาพเหล่านั้น มาแปลงให้อยู่ในรูปแบบของแผ่น VCD ที่สามารถนำเอาไปใช้เปิดกับ เครื่องเล่น VCD ทั่วไปได้ ต้องมาลองดูซอฟต์แวร์ตัวนี้ครับ ProShow เป็นซอฟต์แวร์ ที่สามารถนำเอาภาพ มาทำเป็นแผ่น VCD โดยที่สามารถทำการแปลงได้อย่างรวดเร็ว และยังใส่เสียงเพลงประกอบได้ด้วย
โดยทั่วไปแล้ว ซอฟต์แวร์สำหรับการทำแผ่น VCD จากรูปภาพจะมีหลายตัว แต่ที่แนะนำ ProShow เนื่องจากเหตุผลหลักคือ การใช้เวลาทำการแปลงที่รวดเร็วมาก ปกติถ้าเป็นซอฟต์แวร์ตัวอื่น จะใช้เวลาหลายชั่วโมง แต่ตัว ProShow นี้ใช้เวลาแปลง ไม่ถึงชั่วโมงก็เสร็จแล้ว ภาพที่ได้ก็จัดอยู่ในคุณภาพดี โดยข้อเสียที่พบในตัวโปรแกรมนี้ คือค่อนข้างจะมีความยุ่งยาก ในขั้นตอนของการใช้งานบ้าง แต่ก็ไม่มากมายอะไรนัก

การเตรียมข้อมูลของภาพและเพลงต่าง ๆ ก่อนที่จะเริ่มติดตั้งและใช้งาน
ก่อนอื่น ก็ต้องทำการหาดาวน์โหลดซอฟต์แวร์นี้มาก่อน โดยสามารถหาได้จาก http://www.photodex.com และหารหัส สำหรับการลงทะเบียนจากเว็บไซต์ทั่วไปกันเองครับ จากนั้น สิ่งต่อไปที่จะต้องมีก็คือ ไฟล์รูปภาพต่าง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นไฟล์ .jpg ก็ได้ และไฟล์ของเพลงที่จะนำมาใส่ประกอบ ซึ่งจะใช้เพลงแบบ MP3 ทั่วไปก็ได้ครับ สุดท้ายก็คือ เครื่องเขียนซีพีหรือ CD-R Writer สำหรับใช้ในการเขียนแผ่น VCD ที่จะได้ เมื่อเตรียมไฟล์ต่าง ๆ พร้อมแล้ว ก็เริ่มต้น ขั้นตอนการติดตั้งกันได้เลย เริ่มต้นการติดตั้ง โดยการเรียกไฟล์สำหรับติดตั้ง ProShow gold ก่อน